【2020年05月特集】どこにいても【リモートチームワーク】を目指す!それがユーメディア流「リモートワーク」

 

 

現在コロナウィルスによる、さまざまな自粛要請がある中で、「経済を止めない。仕事を止めない。」その働き方の工夫として「リモートワーク」がキーワードになっております。

 

ユーメディアでは、部門横断型で働き方改革を進める「ワークイノベーション委員会」を組織化しておりますが、2019年10月からは、その部会の1つとして「リモートワーク部会」を発足。

 

リモートワークを推進するための施策として、

  • テレビ会議システムの導入
  • ガイドラインの策定
  • 啓蒙ポスターの制作&掲示
  • グループウェア導入推進
  • 社内アンケート調査

など、活動を進めている中で、2月後半からコロナウィルス感染防止のための在宅勤務の必要性が出てきました。

 

準備がしっかり整っているわけではないものの、3月の早い段階から比較的スムーズにリモートワーク(在宅勤務)に移すことができたのも「リモートワーク部会」の活躍があったからこそ。

 

今までは、子育て・介護など限られた社員を中心に活用してきた「リモートワーク」は、現在「約6割」の社員がリモートで在宅勤務をしています。

 

そこで今回、リモートワーク部会メンバーで在宅勤務をしている3名と「オンライン座談会」を開催し、見えてきたメリットやデメリットなどをざっくばらんに話し合ってみました。

 

 ●オンライン座談会メンバー

西村 聡美(左)

総務部・人材開発担当(課長代理)

中村 卓史(左中)

メディアクリエイション部・WEBディレクター担当(課長代理)兼 リモートワーク部会長

鈴木 美穂(右中)

メディア事業部・営業担当(課長代理)

 ●ファシリテーター

矢野 弘樹(右)

メディアクリエイション部・WEB&映像統括(課長)兼 イクボス部会長

 

オンライン座談会 スタート!

 

 Q. みなさんご無沙汰です!元気にしていましたか? さっそくで申し訳ないですが、在宅勤務はいかがですか?!

 

この通りです!(今度、小学1年生になった娘さんが画面に登場!)

 

保育園に通う子供がいますので、日々県や市の情報にアンテナを張っています。家での仕事は、自分のためと家族への配慮で、仕事に集中できる場所を用意しています。

 

「ON&OFF」の時間がそれぞれ異なる家族と同じ空間で仕事をするわけですが、子供が中心にはなりがちなので、いろいろ工夫しています。オンライン会議で映りこむ場所は、特に掃除しています。(笑)

 

私も子どものタイミングを見ながら、どうしても外せない「オンライン会議」時は、大好きなアニメ映画など子供のキラーコンテンツを与えています!

 

なるほどですね。みなさん、いつも子供の声だけじゃなく、猫の鳴き声が聞こえてきたり、ペットが出てきたり、おばあちゃんまで後ろを通ったりすることもありますね(笑)

 

 Q. ではでは本題!コミュニケーションの課題は「社内・社外」違いなどはありますか?

 

電話、メールに加え、「テレビ会議」「チャット」を活用しています!社内ではチームミーティングはテレビ会議で画面(資料)共有、ちょっとしたやりとりは「チャット」を利用していますね。お客様とテレビ会議でやり取りすることが出てきましたよ。

 

私のチームは在宅勤務の社員がいる場合は「チャット」がメインで、チームミーティングなど気軽にテレビ会議を使う状況にはまだなっていないですね。今後、雑談なども含めてさらにリモートによるチームワークを模索したいなと。執務スペースでのオンライン会議は、他の方の業務の妨げになることもあるのでフロアー環境の問題もありそうです。

 

 

プリンター出力の問題はどう?紙(印刷)の仕事も多い鈴木さんは。

 

イメージ共有が難しい案件などは画面見ながら話しをするなど、進め方は、相手とやりやすい方法を共有して決めれば問題ないかと思いますよ。

 

電話も使っているの?

 

認識のズレがないか確認する時などは、電話も使います。電話は、我々のような在宅勤務の相手に架電する際とても気を使ってかけていただいていると感じます。架電前にチャットで「●分後に電話いい?」など事前確認をいただくことも。実際、すぐ電話に出れないシーンはありますけど、それは職場でも同じなので、在宅勤務だからというわけではないと思いますよ。

 

私はWEB&システム系の仕事をしているので、ネットがあれば、ある程度の仕事はできますね。チャットやタスク管理(「backlog」というタスク管理ツール)の「タイムリーさ」や「丁寧な書き方」は気を付けないといけない難しさはあるけど、基本問題はないですね。

 

採用に関してもオンライン面接を取り入れています。求職者でNGだった方は今までいないですね。もう企業側が対応するのが当たり前のスタンスかも。

 

お~さすが「対応するスピード」がみんな早い!では、次の議題行きますね。

 

 Q.  就業時間などの「勤務時間の制限」や「タスク管理」などで何か不都合とかありますか?

 

会社に居る時は、9時~18時、お昼は12時じゃないですか。それって「日本の企業らしい」ですよね?!タイムカード通りに動くことが、やはり在宅勤務では難しいと感じました。

 

タスクの報連相など「この仕事がいつまでに上げるのか?」、今日の成果・目標が相手と確認できると「安心」や「仕事の見える化」につながるだろうね。仕事の中間地点で確認ポイント設けて、そこまでのプロセスはある程度「担当者」に任せる。「最初・途中・最後」をしっかり連携できれば生産性は維持できるね。働く時間も割と自由にできるし。

 

メインで発信する側は「空気感」や「リアクション」が感じづらくて不安かもしれませんね。「テレビ会議では、相槌(あいづち)を大きく打つ」「メールやチャットでは、投げられたボールに対して返答をする」など、ちゃんと受け取っているよ!という反応をより意識的にすることも重要!と聞きました。

 

 

先日「リモートワーク部会」で実施前のアンケートを取ったけど「社外よりも社内コミュニケーションが不安」という方が多く、もしかしたら管理職など、上長の方が部下の仕事が見えないことへの不安が大きいのかもね。

 

確かに(笑)。日報的な「業務報告」があると助かりますね。今までは「お客様との電話での会話」「社内の日常的に聞こえる声」「バタバタやっている感じ」などが見えていたので、その様子や雰囲気を見て声をかける習慣があったけど、得られる情報が少ない分、今は足りない情報を、テレビ会議やチャットを通じて「余談や何気ない会話」をすることもとても大事かと思っています。

 

 Q.  今オンライン配信って流行ワードですが「ライブ」の重要性ってどう?「ライブ+アーカイブ」の関係性が最近ベストと思っているだけど。

 

ここまで実務の回し方の話がメインでしたが、私は総務部門の所属なので「会社からのメッセージをどう届けていくか」も重要だと感じていて。最近では全体朝礼(朝Lab.)を「オンライン配信+アーカイブ」で届けることにチャレンジしています。

 

私も、西村さんチームと一緒になって「オンライン配信」のお手伝いをしていますが、聞いている側ってどうですか?

 

思った以上にサクサク聞けてますよ!もうこれでいいんじゃない?みたいな(笑)。「フィードバック」や「反応の見える化」など課題はあるものの、いままで参加できていない方へのフォローなど、今後は「リアル」+「アーカイブ」の融合がベストな気がする。

 

そうですね。やはり「タイムリーな発信」「双方向のやり取り」も課題だと思います。アーカイブのメリットも活かしつつ改善していきたい。私自身も子どもの送迎の絡みでどうしても参加できない会議があったので、アーカイブはありがたいです!

 

重要な内容を「再確認する」という意味でも、アーカイブって役に立つ気がする。

 

会議など運営側の時は、意外に会議の進行や議事録を取るのに一生懸命すぎて、あまり内容を聞けていないこともありますよね。運営サイドのときはいつもソワソワしちゃう。

 

今日私は、ファシリテーターですが、このテレビ会議の内容は「録画機能」を使っているので、あとで記事づくりにも役立ちそう!この録画機能は良さそうだよ!

 

 みなさん、今日はありがとうございました! 短時間でしたけど、次に繋がる良い話ができましたね。

 

 

次は「オンライン飲み会」で!(笑)

 

ぜひぜひ!

 

コップの中身の「お茶」が「ビール」に変わるだけですからね!(笑)

 

座談会を通じて感じたこと/リモートワーク部会長 中村より

 

今こそ『リモートチームワーク』を創り出せるチャンス!と捉えて。

 

在宅ワーク(在宅勤務)を行ってみて、「ワークライフバランスの向上」は十分なメリットを感じている一方で、企業人・組織人としてのつながりというか、意識が希薄になりがちという側面があると感じています。

会社でリモートワークを導入することは、ともすると、個人商店の集合体を形成することに似ていて、それぞれが判断・行動する機会も増えるため「セルフワーク」になりがちです。

企業力をあげるための「リモートワーク」が、結果「結束力」を下げてしまう要因になってはならないと考えています。

 

リモートワーク部会が発足時から掲げている活動コンセプトは、

“どこにいてもチームワークとコミュニケーションのある働き方を創造する” です。

 

これまで、普通に行ってきた社員同士の交流(雑談や会議体の集まり)の機会が「リアル」の場から「オンライン」に置き換わっても「企業人・組織人としての意識」は変わらないはず。

働く場所が変わっても「ユーメディア社員としての誇り」を持っているはず。

 

リモートワークは「セルフワーク」ではなく「リモートチームワーク」でなければなりません。

 

社員同士がオンライン上で交流する場やツールの企画・開発を、部会としてより強く推進していきたいと考えています。

 

新たな「イノベーション」が産まれ、より強い「組織」となるために!

 

 

 

Category(カテゴリー)

  • Premium

【2020年07月特集】「木」のプロ集団が開発!宮城県産杉を使った販売台が完成~おいしい出会いのある市場「伊達美味マーケット」~

ユーメディアの自社事業イベントの1つでもある「伊達美味マーケット」。 「作り手との対話を通して商品への想いを知り、納得して買い物をする」をコンセプトに、宮城・東北各地から集まった出店者が地場の新鮮食材や手作りの雑貨を販売…

View More

Recent Topics(最新の特集)

Recommend(おすすめ情報)